San Antonio City Council Meeting on Consolidated Funding and Federal Grant Tabletop Exercise - October 15, 2025
San Antonio City Council Meeting on Consolidated Funding and Federal Grant Tabletop Exercise - October 15, 2025
The San Antonio City Council met on October 15, 2025, at 2:01 PM in a B session to discuss two interconnected topics: the consolidated funding process for delegate agencies (nonprofits) and the development of a framework for federal grant tabletop exercises to prepare for potential federal funding cuts. The meeting was led by Mayor Jones and included presentations from budget staff, the police chief, and the city manager. Councilmembers provided extensive feedback on contracting timelines, award minimums, and the need for strategic alignment with community priorities. No public comments were received.
Discussion Items
Consolidated Funding Process for Delegate Agencies
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Presentation by Melody (staff): The city's consolidated funding pool totals $24.5 million for fiscal year 2026, with $20 million distributed to 80 delegate agencies ($17.24 million from general fund, $3.3 million from grants). An additional $4.26 million is set aside for competitive awards starting June 1, 2026. The presentation proposed six actions: (1) maintain current funding allocations and percentages; (2) extend the solicitation cycle from 2 to 4 years with annual renewals based on performance; (3) create two funding categories (designated and competitive); (4) identify more discrete services for funding; (5) increase the minimum award from $50,000 to $100,000 per year; and (6) continue a 20% administrative overhead rate.
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Councilmember Feedback:
- Councilmember Core noted that delegate agencies receive on average only 7.7% of their budgets from the city, yet the city's investment is critical for leveraging other funds. She emphasized the importance of helping nonprofits articulate their impact.
- Councilmember Mickey Rodríguez expressed concern about 4-year contracts removing flexibility, especially given potential federal cuts (e.g., Meals on Wheels). He suggested 1- or 2-year contracts with options for extension.
- Councilmember Alderete Gavito supported being more strategic with limited dollars, noting that the city cannot fund everything. She advocated for focusing on essential services and using a phased approach for discretionary funding (e.g., 60% first year, 40% second, 20% third).
- Councilmember Spears opposed 4-year commitments and the increase to $100,000 minimum without evaluation. She stressed the need to consolidate efforts across agencies and the county, and noted that mental health services are missing from the categories.
- Councilmember White agreed the process is too complicated and called for simplification. He pointed out that over the last five years, only 5 out of 400 contracts resulted in non-performance, suggesting the selection process may not be rigorous enough. He requested a one-page summary of past performance for each agency.
- Councilmember Munguía supported longer contracts (2-3 years) for homelessness services but opposed sunsetting. He worried the $100,000 minimum would exclude smaller agencies and suggested a lower barrier.
- Councilmember Castillo emphasized alignment with the SA Forward plan and the need for flexibility. He supported moving forward with the RFP but wanted to ensure metrics are tied to long-term outcomes.
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City Manager Eric's Response: The city manager noted that the adopted FY26 budget already includes a balanced plan, but the tabletop exercises may inform future adjustments. He recommended delaying the competitive solicitation to allow more time for the tabletop results, and offered to extend current 8-month contracts to 12 months (ending October 1, 2026) instead of starting June 1, 2026.
Federal Grant Framework and Tabletop Exercise
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Presentation by Justina (Budget Director): The city's FY26 adopted budget includes $153 million in federal grants, representing 3.8% of the total $4 billion budget, funding 673 positions. Major programs include Head Start (35,000 children), WIC (35,000 individuals), housing assistance, and homeless services. The city has already experienced four grant impacts, including a $7 million reduction in solar panel funding and a cut to immunization clinic funding (which Metro Health addressed by reprioritizing internally).
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Presentation by Chief O'Neill (Police): The tabletop exercise will be conducted in two phases: Phase 1 (internal department analysis) in November, and Phase 2 (multi-department tabletop) in early December. The exercise will focus on potential federal cuts to programs like SNAP, CHIP, and Medicaid, and will involve partners such as UT Health, the county, school districts, and nonprofit councils. The goal is to identify risks, assess impacts on vulnerable communities, and develop contingency plans and recommendations for the council.
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Councilmember Feedback on the Tabletop:
- Councilmember Munguía requested that the South Side, school districts, and demographic data be included to show disproportionate impacts on communities of color.
- Councilmember Mickey Rodríguez emphasized the need for immediate actionable insights, such as how to handle the 673 positions that could be lost, and what percentage of grant funds are for programming versus salaries.
- Councilmember Spears called for a prioritized list of discretionary services and a return-on-investment analysis for potential lost funds.
- Councilmember Galván stressed the importance of understanding the full scale of the problem, including the $150 million budget gap, and advocated for seeing all options on the table (including tax increases).
- Councilmember Core expressed concern about the Head Start program and suggested exploring creative funding solutions through the education committee.
- Councilmember Mesa González requested that philanthropic foundations be included as partners in the tabletop to help estimate costs and potential contributions.
Key Outcomes
- Decision on Consolidated Funding Timelines: The council did not reach a consensus on whether to delay the competitive solicitation. Councilmember Mesa González opposed delaying, citing the need to keep funding flowing to agencies. City Manager Eric will provide a memorandum with adjusted timelines, allowing for individual council discussions. The current plan is to proceed with the previously scheduled RFP release (December 1, 2025) and award recommendations (May 8, 2026), but the option to extend current 8-month contracts to 12 months (until October 1, 2026) remains open if the council chooses to delay the process.
- Direction for Tabletop Exercise: Staff will incorporate feedback on including demographic data, school districts, philanthropy, and specific scenarios (e.g., 50% cuts to HHS and Metro Health) by October 22, 2025. The exercise will proceed in two phases, with the tabletop itself scheduled for early December 2025.
- Next Steps: Councilmembers are to provide written feedback on the tabletop framework to the city manager by October 20, 2025. Staff will return with a revised framework and timeline at the next council meeting (October 22, 2025). The meeting adjourned at 5:14 PM.
Meeting Transcript
Buenas tardes, la hora ya son las dos con uno. El viernes quince de octubre del veinticinco y la sesión B del Consejo de San Antonio va a comenzar, por favor, la lista. Concejal Core, concejal Mickey Rodríguez, con sejalía gran. Concejal Munguian, presente concejal Castillo, presente, concejal Calván. Concejal Alderete Gavito presente. Concejal Mesa González, concejal Spears, presente concejal White, Alcaldesa Jones. Tenemos el con presente, gracias, cierta secretaria. Tenemos artículos el día de hoy que están interconectados. Uno con mi con el equipo van a estar haciendo su presentación en el proceso de fondos consolidados. Y después vamos a pasar al marco de trabajo para los subsidios federales y sus ejercicios. Mientras que en lo que estamos en dirección hacia un ambiente fiscal bastante hostil y comenzamos a ver esos recortes en nuestra comunidad, tenemos que tener en mente quien ya está pasando con algunos recortes. Muchos de ustedes ya se han despertado por ejemplo Millson Wheels en nuestra comunidad. Ya se recortó su presupuesto para ellos. Y también han visto la importancia de que es lo que no puede pasar, por ejemplo, esta mañana. Está muy agradecida de pasar o ir al corte del listón para una casa del distrito. Y la es un programa que por los subsidios federales la gente los pudo los pudo comprar. Por ejemplo, los fronteras de Milson Wheels también, como el recortar el seguro social, Medicaid, Chips, pero también la oportunidad que no vamos a poder darnos cuenta si otros otros subsidios federales, ya sea que se trate de la habilidad de tener un quidad de la vivienda. Estamos también tratando de revisar una discusión y esto es diseñado para ayudarnos a hacer dos cosas. Una que nos ayuda a entender donde podamos posiblemente haya recursos que podemos utilizar para llenar la brecha que tenemos, porque esto va a suceder cuando cuando se trata del presupuesto, el ámbito de trabajo para los societas de trabajo y la exercício de la tabla. Él verdad, nosotros mucho mejor explicarles. Yo estuve y me han escuchado decir esto. Yo estuve muy sorprendida en el curso de nuestra discusión de presupuesto que no tuvimos el mismo legalidad, el nivel de legalidad y análisis, como lo hicimos cuando se trataba de los oficiales de San Antonio Política, esa esa pdón ejercicio muy útil y algo que nos gustaría decir, no hicimos este análisis, nos comprometimos a esto y ahora ya no lo estamos haciendo, nos ayudaría mucho a nosotros tener el mismo nivel de análisis que otros en otros lugares. Sabemos que el 50% del fondo de Metro Hell, por ejemplo, nos llega de los subsidios federales. Y en el curso de esto, en el ejercicio de pues de mesa para nuestra comunidad, como resultado de que se vaya este dinero, podemos decir que si el dinero se retira nosotros como consejos, seguimos comprometidos al proveer estos servicios. Eric después nos va a proveer con un precio y ese sería nuestro análisis mientras que pasemos al año fiscal dos mil veinticinco. Tenemos este análisis de los policías. Oh, de hecho, también tenemos este análisis en los servicios de sanidad. Si quieren revisar los subsidios cuando se habla de vivienda securidad, esto nos ayudaría también en mirar cómo podemos proveer estos servicios, la intensidad del ejercicio. No vamos a poder tener todas las respuestas, pero lo que sí podemos hacer en el curso de esto, por supuesto, eso siempre ayuda a reducir la interdicumbre. Este, la intensidad del ejercicio no vamos a poder tener todas las respuestas, pero lo que sí podemos hacer en el curso de esto, por supuesto, eso siempre ayuda a reducir la interdicumbre y quitar las asumpciones que tenemos y entender la severidad de alguna de estas asuntos, algunos en el condado, algunos de la comunidad que están pasando con recortes, por recortes a sus presupuestos. También tuvimos una conversación. ¿Qué es lo que estamos? ¿Qué paramos de decir? Tal vez debemos parar de hacer como resultado de estos recortes y qué tan rápido podemos comunicar y manejar las expectativas en la comunidad. Muchos de los que son más vulnerables que van a ser impactados como resultados del cambios a nivel federal o los cambios en el presupuesto municipal para cubrir esta brecha. Quería hablar de esto antes del para entrar con concentración en estos tópicos. Y Ari, usted sí tiene alguna algo que decir, por favor. Adelante. Sí, un par de asuntos. No es un recordatorio sobre el primer tópico en las agentes delegadas y los procesos de fondos consolidados. Hemos hablado de agencias delegados y su proceso y lo hemos ajustado al pasar el tiempo para cumplir con las necesidades de la comunidad. Y también quisiera compartir con el consejo de que en un recordatorio para algunos de marzo pasado tuvimos una sesión para discutir las prioridades del consejo, las sus opiniones de las agencias delegadas. Y hubo una variedad de conversaciones, pero nada estuvo claro. Y entonces se hizo claro para mí y lo subsecuentemente se lo informé al consejo de que no vamos a pasar por esta solicitación. Vamos a hacer algo para el año fiscal 2027 y después esperar por el alcalde y el consejo para un nuevo término para hacer una renuncia porque son conversaciones de años múltiples. Entonces, en el presupuesto propuesto, adoptado de este año. Si se acuerda de las sesiones del presupuesto que hemos tenido donde otorgamos los servicios designados y contratos para ocho meses de fondos y tenemos fondos aparte para los últimos cuatro meses del año. Investigamos un poco de eso en cuanto a las enmiendas al final de cada proyecto con la intención de que tendríamos esta conversación y obtendríamos opiniones de todos ustedes y pasar por el proceso de solicitud y regresar con ustedes para en el 2026 para finalmente tener un contrato. Entonces, hablando de la conversación del día de hoy, algunas de las láminas son similares. Hicimos algunos ajustes basados en su retroalimentación en las sesiones del ámbito de trabajo. Y regresamos con sus retroalimentaciones para hablar de esto. Ahora le doy el micrófono a Mel.
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