OPENPUBLICA · PUBLIC MEETING RECORD
Record of Proceedings

San Antonio City Council Session B – SAP Financial System Phase 3 Update (April 8, 2026)

City CouncilWednesday, April 8, 2026
BodySan Antonio, Texas
SessionCity Council
DateWednesday, April 8, 2026
StatusFILED
Video Record

STREAMING COPY IN PREPARATION — RECORDING AVAILABLE FROM THE ORIGINAL SOURCE

Transcript — Verbatim
0:44

Buenas tardes.

0:45

La hora es dos, dos de la tarde, miércoles, abril ocho del 2026, la sesión B del Consejo Municipal.

0:53

Llama a orden, por favor, señora Secretaria Paselista.

0:56

Concejal Core.

0:58

Concejal Maqui Rodríguez, presente.

1:01

Concejal Villagran, concejal Mungía.

1:05

Concejal Castillo.

1:06

Concejal Galván aquí.

1:08

Concejal Alderete Gavito aquí.

1:10

Concejal Mesa González.

1:12

Concejal Spears.

1:14

Concejal White.

1:16

Alcalde Jones.

1:18

Tenemos quórum, señora.

1:19

Esta juez junta va a ser una actualización de la elicitación de la fase 3 del proyecto.

1:27

Muchas gracias, Eric.

1:29

Muchas gracias.

1:30

Gracias, alcaldesa.

1:32

Buenas tardes, consejo, alcaldesa.

1:34

Es emocionante esta tarde, pero muy importante un punto muy importante.

1:44

Queremos darle a ustedes una actualización de la siguiente fase de nuestro programa Connect, que es un esfuerzo a largo plazo de modernizar nuestros sistemas financieros.

1:57

Hemos sido pasado dos fases y sabemos que CPS estaba hablando acerca de un proyecto similar.

2:06

Hemos confiado en SAP como organización desde el 2004.

2:11

Y eso apoyo desde el 2000 hasta el 2027.

2:17

Los últimos años hemos implementado ajustes.

2:21

Los dos primeras fases ya pasaron bastante bien.

2:25

La fase final de SAP va a implementar, va a mejorar las operations financieras.

2:40

Para incluir las cosas que usted tocan como concejales.

2:44

Este es una informe posterior a la solicitud a la licitación.

2:52

Y se ve la duplicidad de los servicios financieros.

2:57

Queremos alinearnos con las mejores prácticas y aprovechar algunos de las herramientas que no hemos podido utilizar en la fase pasada de la implementación del fase anterior.

3:11

El sistema va a actualizar ahora y va a ser utilizado por primera vez en este año, no este año, sino el año próximo para estar en línea para el presupuesto del 2027.

3:24

Y ya hemos implementado con éxito los aspectos del sistema, que no es muy robusto bajo los otros sistemas del 2024.

3:37

Podemos comunicar a través de todos los departamentos con nuestros empleados.

3:43

Troy Troy nos va a presentar.

3:48

Muy bien, buenas tardes, alcaldesa, concejales.

3:53

Soy Troy, él es director financiero y tengo la presentación.

3:56

Yo tengo, voy a tomar unos momentos para nivelarnos en el programa.

4:03

Eric ya dijo algunas cosas para ustedes.

4:06

Algunos de ustedes a lo mejor no estaban aquí cuando empezamos porque esto empezó hace mucho mucho tiempo, de hecho.

4:13

Pero primero, Eric dijo, hemos usado el sistema SAP desde el 2004.

4:21

Es un proceso constante por casi dos décadas.

4:25

Básicamente estamos en el final de la vida del sistema.

4:30

Entonces, nuestro equipo ha estado trabajando en los últimos casi dos años.

4:35

Les voy a mostrar tres años.

4:36

Les voy a mostrar la diapositiva del cronograma de este programa.

4:40

La intención completa es modernizar nuestras piezas nuevas para seguir adelante.

4:47

Este no es solamente una actualización del tecnología.

4:52

Esto es cambiarlo una y otra y otra vez.

4:55

Es una tecnología muy importante y es verdaderamente una importante para que nosotros hagamos una transformación de negocios.

5:02

It's a reinvention gui for the negotiators.

5:40

One of the reasons for the unit at the city is because we had SAP and you don't know what we say.

7:27

Fue un important for the equipped for regression at the operations and resumen.

7:57

These are two negotiations that we need to prepare.

8:23

And in general, we have the society Gardner that we're going to audience for this program.

8:30

This has been a lot of six años.

9:40

Claramente searching and the solicitations based on recommendations assistant.

10:00

No need to apply to the IT for that construction reports complex.

10:12

We have to pass much time in our maps of information and limpiar.

10:19

But for this visualization is very important.

10:44

And when we have a co-pilot, it's the capacity of intelligence artificial areas to it.

11:01

Piensa que no is integrated in the JUL, but in the system.

11:16

It's really rare and we have to move this.

11:48

And this is a regression of the program to see if it valves the agregation in this process or not.

11:54

All the herramias and dinner.

13:13

My meta is the most aburrido que is possible.

13:17

And this is one reason because it has emotional and implementation.

13:25

When we empezamos this process, Troy, we have pre order to construct dental of our proposals.

14:19

Kevin Goodwin, the CTO.

14:37

Craig of the fashion, you can have profound.

14:46

Craig of the six parts individually, what are the line of the work of Craig or Craig and what we have in RP and the camera to the process of evaluation at the contrat and pay at the provider.

15:00

The first is the fucking Craig or Craig and RP and the camera to the process of evaluation at the contrat and provider.

15:09

There are much pieces that component it and the enfoque is in the process of the system that we are going to implement.

17:00

And the administration of IT MIT, la seguridad, the government of the information, the archives and the analytics.

19:21

And then we have the program preferred local, which is E in Y, which is Ernst and Young, presence local very significant, is the 20% of the force of our employees.

19:38

And FireCat Studio received in Ceba for Small Prime.

19:45

Based on this, elegant proposals in the evaluation.

20:28

And uh implementación muy grande and implicaciones del desempenho de ellos, pero también la experiencia que las personal individual tenían.

20:49

In terms of precio, como dijimos, tenían 14.4 and van a ver acá desplegado el precio.

21:12

In terms of contrato, el contrato está completamente negociado o un poco de diversiones.

21:26

It's a empresa pequeña.

21:35

Ellos van a desempeñar el trenamiento capacitación, van a assistir también in the fashion that van a ver ustedes a continuación.

21:50

Son muy reconocidos, unos expertos in planillas and los subcontratistas con los que se asocian in terminium of this contrato.

22:38

Explorativa, diseño.

22:41

And we did one point siete millions of dollars.

23:11

And the new version that vemos based on the códigos de transaction and experience in the usuarios enquanto tengan sus computadores de escritorio.

23:25

I flexibilidades in the necesitamos experiencia and a part of horas para implementarlas.

23:34

Then we have the interfaces that seemed to work on the program.

24:31

In esos three meses continues corriendo and the experience in emitted Webs and others in the cierre fiscal delay.

25:01

En cuanto a la seguridad, hay alguna concejal Villagrán vio esto, las auditorías internas.

25:13

Hay algunos retos ahí.

25:15

Algunas personas que todavía están en los sistemas que ya dejaron de trabajar para la ciudad.

25:21

Y tal vez esto va a ayudar a eliminar esos retos.

25:25

Luego esa es una lección que hemos aprendido cuando empezamos a implementar esto en uno de estos sistemas en el año 2004.

25:38

Esto nos permite una vez los implementamos.

25:43

Sabemos que vamos a operar de different manera, que también pudiera necesitar different número de personas haciendo las cuentas por pagar.

25:54

Y podemos esto nos permite vernos un mapa cómo la gente funciona y apoya los sistemas.

26:05

En total es uno puntos, de los casos es uno.

26:19

También verlo como un reemplazo y ver también el manejo de negocios, la retención de archivos también, la funcionalidad que hay de varios compañías acá, and las mejoras a futuro que pudieran hacer.

26:40

Tal vez no estamos todavía conocedores de ellos.

26:45

Acá está el cronograma para el programa.

26:50

Hemos hablado un poco de la metodología que estamos poniendo en curso.

26:57

Es ATV Active.

27:00

Esto es el programa nos va a proveer las herramientas para hacerlo exitoso.

27:11

Pero queremos que una vaya sobre otras.

27:15

También algo que estamos viendo con el contrato.

27:20

Vamos a descubrir las normas de los cómo van a dirigir los equipos, la manera de comenzar y avanzar a la fase de preparación, el um poner in agenda el desarrollo, también las especificaciones técnicas y también la retroalimentación de las otras partes interesadas.

27:49

Configurar el sistema.

27:51

Una vez el sistema está construido, vamos a empezar a continuar la fase de prueba.

27:58

Lo que es pruebas de integración de unidades y la aceptación del sistema in ciertos lugares también vamos a entrar capacitar a los usuarios en cómo usarlo.

28:12

Y una vez empieza estas capacitaciones.

28:17

Es una receta al desastre si se empieza a usar sin um sin capacitación.

28:25

También vamos a contar con esos tres meses y buscamos el cronograma.

28:41

Nuestra meta is alineados con el año fiscal.

28:47

Estamos desplegando buscar ya entrar el nuevo sistema in October del año 2027, el primer octubre.

28:55

Con ello estamos buscando su apoyo para y traemos pues esto de su consideración el 30 de abril.

29:08

Y también SAP CRAY está y yo estamos listos para sus preguntas.

29:17

Bueno, un par de puntos a tocar.

29:20

No necesariamente que se han cubierto, pero creo que es compartir con ustedes.

29:26

Como Troy mencionó, la nivel de experiencia es afortunada y desafortunadamente.

29:33

Various personas que todavía están aquí, que son parte de la transición desde el año 2004.

29:42

Troy tenía el pelo café y se luego se le volvió gris.

29:49

Part of esta transición is pueden ser muy difíciles.

29:54

Yo pues únicamente me puedo imaginar alcalde como lugares como el Pentágono.

30:00

experiencia es afortunada y desafortunadamente varias personas que todavía están aquí que son parte de la transición de desde el año 2004 troy tenía el pelo café y se luego se le volvió gris parte de esta transición pueden ser muy difíciles yo pues únicamente me puedo imaginar alcalde como lugares como el pentágono es muy difícil manejar los proyectos y también la gobernabilidad de cómo manejar el proyecto es clave y es parte de mi reunión ejecutiva mensual ya sea que tengamos una agenda larga o no tocar estos aspectos porque les afecta directamente y les doy un ejemplo tenemos lo que llamamos expertos en la materia y es están en la oficina ya sea donde se necesitan en las obras públicas en la oficina de débil hay expertos que están operando el sistema esos individuos tienen niveles que están en servicio en donde necesitamos experiencia al final del día y tiene que ser una prioridad dar todo lo que hacemos y todo lo que los empleados hacen tiene que ser una prioridad y francamente aprendemos eso a través de la experiencia ya que tenemos muchos compañeros en la organización que están comprometidos en las fases que Craig y Troy hablaron yo solamente quería que ustedes estuvieran conocedores de eso durante la vista previa uh pues hablaron de punto de organizacional y esto se trata específicamente de eso como lo hacemos la pieza cultural eso es el reto más grande que vamos a tener aprecio mucho la presentación de ambos por Craig y Troy gracias Troy y de nuevo escuchando a través de la parte más importante para mí era ayudar como dijo Eric que es bastante dinero 47 mil es difícil y es difícil ver cómo en el futuro se van a re los empresarios van a reposicionar y es parte del contrato si me acuerdo creo esa es la a lo que apuntamos el modelo operativo en donde la fuerza laboral va a estar lo básico sí se va a tener un cambio clave de que ese componente se va a enfocar cómo una manejar con la persona llega al sistema el parte organizacional la alineación en donde en donde se va a hacer los pagos de planilla en finanzas o si va a ser finanzas o va a ser de recursos humanos eso va a ser decidir en donde van pero ver al futuro la ejecución es APM esto o cae en un departamento específico dependiendo de cuál es el plan el modelo operativo intentado quién va a ser la implementación de ello quién que se va a operar como es intentado vamos a tener un comité ejecutivo que va a ser patrocinado por todo el equipo vamos a estar monitoreando esto después de la implementación el cuerpo que va a llevar las rendas va a ser el encargado se van a utilizar las 47 mil dólares van a ayudar a implementar todo y bueno también ser más detallado con tu pregunta las el personal que estamos dando la seguimiento va a ser las personas de recursos humanos y financiera porque van a ver va a ser impactado las personas que hacen ciertas cosas porque tú mientras se da el crecimiento de la ciudad vamos a necesitar personal que vea ciertos aspectos en donde tenemos necesidad de diferentes posiciones acá luego las personas de derechos humanos van a ser los que van a llenar esos puestos por ejemplo donde están esas necesidades una aclaración los consultores van a ser APM ellos van a ser los que van a dar la contratación eso es nuestro deber después de la implementación a hacerlo lo que específicamente lo la parte que se va a poner ellos van a colaborar es en esa parte como se conlleva y hemos tenido una auditoría exitosa

35:00

Una aclaración, los consultores van a hacer APM, ellos van a ser los que van a dar la contratación.

35:10

Eso es nuestro deber después de la implementación a hacerlo.

35:17

Lo que específicamente se va a poner ellos van a colaborar in esa part.

35:31

Pero como tú ustedes mencionaron, esto nos lo va a hacer más fácil para hacer las auditorías en el futuro.

35:38

La otra que estaba pensando cuando pienso nuevos programas es la pieza de cyberseguridad.

35:47

Puedes hablar un poco acerca de los ahorros que podríamos tener como resultado de movernos a este programa.

35:59

Yo le permitiría a Troy, pero ya se fue.

36:04

La seguridad no es la ciberseguridad, sino como ustedes entra a nuestro ambiente.

36:11

Este sería otra aplicación que se mueva de nuestros servidores internos a la nube.

36:19

Eso sería diferente.

36:21

Troy mencionó el componente de informática.

36:27

Se va a ser interno y externo.

36:29

C P trae sus propias herramientas para eso.

36:35

Eso está bajo el umbral de ciberseguridad.

36:43

Y más para Troy.

36:47

Quisiera llamarnos.

36:50

Nos gusta llamarnos una ciudad cibersegura.

36:58

Y queremos ser competitivos.

37:00

Y yo le doy la bienvenida a la compresión a través de este proceso. ¿Cómo podemos ayudarnos a llegar ahí?

37:09

Y BM que estamos trabajando con sistemas que es local.

37:16

El otro empresa es local, no son locales.

37:20

Mientras pensamos acerca de desarrollo de nuestro talento propio de aquí a 20 años, no van a estar en la misma situación.

37:31

Que lecciones pudieramos aprendidos que podamos incluir esto en los programas.

37:41

Creo que parte de lo que hemos repasado, el desarrollo del trabajo.

37:50

Es uh el compromiso de proveedores, tratarlos de involucrar, por ejemplo, empresas locales pequeñas que están, ellos están buscando sociales o proyectos para poder unir.

38:07

Ellos se han asociado con tres de las firmas.

38:13

Y no tengo una respuesta en específico, nada más compromiso para poderlos involucrar.

38:22

Y en el los puntos primaros de precontratistas pudiera ser porque ahorita no se tienen las herramientas.

38:33

Es difícil para ellos ser competitivos.

38:36

Yo pienso, creo que es quisiera que darles las oportunidades.

38:43

Lo quisiera ver en papel, de hecho, la concejal Villa Gran a través de la fuerza económica del comité de fuerza económica.

38:51

Yo lo quisiera ver en papel, cuando se cómo se le puede dar la oportunidad a esta alguien, cómo lucidía esto.

39:00

Por ejemplo, en cinco años, ver las experiencias locales.

39:05

Sé que las cámaras estarían abiertas a darle la bienvenida a algo así.

39:12

Aparte, nada más solamente decirlas, dar la oportunidad.

39:21

Y solamente de por curiosidad, si tienen la hablamos acerca de entender mejor donde podríamos tener balances sobre salir de la comunidad, algo con algo como esto que nos ayudara más.

39:39

Imaginaría que la cobranza de ganancias idealmente.

39:51

Entonces, esto sería más fácil implementar implementarlo.

39:54

Hay un hay claridad en esto en la primera comunicación que tuvimos.

40:00

In the communication that you can have is what we want the visibility around the organizations.

40:08

It's very difficult to have because we have much cuentas of clients of DSD and the SELA or in other parts of the city.

40:34

Concejal Core.

40:38

Gracias Alcalde.

40:40

Solamente one.

40:43

Primer in the métricas of qualification originals.

40:52

There's a reason why the qualification of it is more rigorous in general.

41:25

No creo que the 520 of the IBM probably.

41:32

The other two, despite the priorities, disminuted a little bit because we have clarity in the proposals, especially in the plans proposed.

41:44

You create these qualifications reflecting the proposals escritas and the entrevistas that they evaluated.

42:03

No.

42:27

The system series is a requisite for contrat, so no traduce in these qualifications of it.

44:42

No, no, no, it's more detailed, perhaps.

44:46

See, employers.

44:49

Okay, but it's why function.

44:53

But Troy left a usted of it in private.

45:00

La siguiente pregunta que yo tenía, por ejemplo, cuando están usando ahora Excel para hacer los pagos permanentes, esto estaría conectado con esto.

45:05

Estas asistencias operarían igual.

45:08

Estas interfaces operan ahora.

45:10

Vamos a mantener las que están y estamos viendo ampliar, mejorarlas si se puede.

45:15

Una de las cosas la conectividad entre todas las plataformas differentas que estamos usando.

45:20

Entonces solamente quería saber si cada una, cada interfaz individual, se quedaría con nosotros.

45:27

Bueno, lo que nosotros vemos como SAP, la structura financiera cambiaría in termini de las cuentas, para ver que todos los sistemas sincronicen, también el equipo de IT tendría que tenerlos inchronia.

45:49

Entonces, sus interfaces van a continuar.

45:53

Algunas son tablas planas y otras son interfaces.

45:59

Entonces, todo va a ser para las personas externas.

46:06

Yo quiero aclarar que hay un processor de diseño in el proceso que tenemos.

46:12

Entonces, Melanie va a ayudarnos antes de hablar de una actualización technical con la interface.

46:21

Tiene que haber una parte in el proceso de diseño.

46:24

Vamos a tomar esos cambios, ya sea que sean internos organs, para ver que podemos reiniciar las interfaces.

46:32

Y eso tendría las interfaces ya descubierts.

46:37

Van a hacer communicaciones para ver qué entendamos nosotros.

46:54

Tenemos cuáles son los puntos importantes.

46:57

Este es una opportunidad de hablar directamente con ellos, ver cómo modificamos nuestros processos andas considerations del sistema.

47:08

Son todas las preguntas que yo tenía.

47:10

Muchas gracias.

47:11

Concejal Aldret Gabito.

47:15

Gracias.

47:18

Troy Kirgan por la presentación.

47:22

Sabemos que el sistema más viejo puede reducir la productividad and in terms of costumes.

47:44

Bueno, no sé si usted, pero el estándar son de 10 a 15 años.

47:50

But it's moving tan rapidly that no sabemos.

47:53

But in general, yes, and the employees of the ciudat durante la transición del proceso de despliegue.

48:05

This is a magnificent pregunta.

48:25

El equipo de aquí se va a asegurar que tengan todos los recursos necessarios para asegurarse that the system is operando bien.

48:34

Because obviamente yo sé que Craig y yo haveen in the past.

48:51

See, lo vamos a hacer juntos.

48:52

Entonces, ¿cómo podemos asegurarnos that ellos van a estar a la mano, que nos van a apoyar?

49:01

Well, there's a part of those that we can ayud in the process anteriormente.

49:09

My pelo blanco is for this.

49:13

But in preparation for this, the process of presupuesto de entrenamiento.

49:20

Y este equipo has tenido las personas que se están preparando ahora anders with the equipped of the SAP, which is integrated in the equipe SAP to continue this entrenami durante la implementación and posterior de este.

49:39

Gracias.

49:42

Craig, esto, todo este implementation va a tomar when you de hecho ya se vaya a retirar, correcto.

49:50

Bueno, tenemos un gran equipo.

49:52

Vamos a esperarnos for this cheque, lo vamos a detener ese último cheque.

49:58

It's a deficiencia del sistema.

50:00

Bueno, de hecho yo tengo influencia in los cheques.

50:02

Entonces, bueno.

50:05

Concejal Villagrán.

50:09

Gracias, Troy.

50:11

Yo dije el concejal Macky Rodríguez si tenía que decir algo porque asegurarnos de que la gente sepa el sistema y no use the other system.

50:23

Sabemos que se van andar que ya lo activaron andar.

50:29

Entonces, me da gusto que usted have hablado de esto.

50:34

Sé que es nuestro negocio de secondo etapa. ¿Cómo se puede actualizar esos groups and hablar de lo que estamos haciendo in those systems?

50:44

But no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no, no.

51:00

The other cosa that you espero, for sure, ustedes que ya hablé algunas, y esto es la oficina del administrador of the city.

51:12

Eric, creo que ya te mencioné nuestra politica con respect to inteligencia artificial.

51:17

When the gente dice que tenemos esta capacidad de intelligence artificial, is esta o it's otra cosa.

51:24

Saber cuáles son las preparas correctas para preguntar cuál es la politica de la ciudad, específicamente la administrador de la ciudad in su oficina y como se usa and the department hablar acerca de la intelligence artificial, cómo van ayudar andables a la eficiencia.

51:45

And we gustaría escuchar al entrar la session of the presupuesto is más trabajo para nuestros empleados de la ciudad and notar la compensación que ellos necesitan fora extra.

51:58

Entonces quiero asegurarnos that if we ponemos de alguna manera, and no sé qué es financieramente, but that transition that employees fácil que otra.

52:14

Ando in nuestros departamentos in esta transmission can reconozcamos su esfuerzo lo más que podamos ver que personal van a ver esta transition.

52:26

Agradezco y sé que hemos estado hablando.

52:29

Parece ser que ya pasó una decada desde que estamos hablando de esto.

52:33

Siento que la policía were the ultimate that adoptaron.

52:37

Siento que yo trabajé in el sistema cuando trabaja in the department of the ciudad.

52:44

Entonces, si pudieran reconocer los departamentos que realmente están trabajando para ayudar con los empleados dentro del departamento.

52:56

Me gustaría ver eso, pero gracias por el trabajo y el esfuerzo.

53:00

Yo creo que IBM is a buena option.

53:04

Sé que vamos a seguir adelante con lo que ustedes creen at the global, que sea lo mejor.

53:09

Gracias por su esfuerzo.

53:22

Gracias.

53:23

In caso de que alguien quiere hablar.

53:30

Pensando in esto, Alcalde, noto un calendario, pero va a ser ya sea in principio de june.

53:40

Concejal White.

53:43

Gracias, Alcalde.

53:44

Bueno, me da gusto que estamos modernizando mostrando nuestra infrastructure of the city.

53:52

Creo que ya es time para hacerlo.

53:54

Entonces estamos a dándoles a nuestros empleados.

53:57

Algunas herramientas para que haveen su trabajo más effectivamente ando, porque al final is lo que va a ayudar a los residents.

54:27

Well, you creo que una sola cosa to where we interact with the system va a cambiar.

54:49

The modernization of it would be a méthode different.

55:00

ver cómo interacting con el sistema va a cambiar el sistema como está ahora va a ser is lo que llamamos nosotros las applications Fury va a ser más moderno de lo que pueden ver ahora como trabajar con las transacciones para tener un resultado specifico la modernización de eso también tenemos que poder decir aquí un método differente my equipo tenemos audiencias múltiples usuarios the different the loss de las the departments has to lose and accessibility different va a ser muy differente va a ser un reentrenamiento muy grande se tiene que empezar a processar de diseño nuevo también nuestros administradores en los departamentos pueden aprobar uh hojas de tiempos horarios nóminas órdenes entonces van a ser los usuarios finales entonces vamos a tener usuarios differentos cada in cada departamento uh usuarios más casuales que puede hacer un pleado que tiene un tiempo interino ahora que también tenemos los factores de arriba y es for se van a empezar a trabajar juntos entonces el sitio internet se van three part the zona trabajo de recursos humanos de finanzas y de trabajo los uh usuarios van a empezar a ver formas simples flujos de trabajo que no habían visto antes you espero que nunca pongamos estas hojas de calculo porque lo tenemos vamos a tener esto insta como parte de la renovación esto debería permitir que el trabajo que se hiciera más facilmente libre de tiempo o sea simplemente tener el acceso a los a la information porque ahora tenemos retos con eso difficultades entonces la fase una y dos fue del año pasado que tan estable es eso y algún resultado apprendido de la implementación que nos puede ayudar a implementar mejor la tres la fase dos está in progreso está stable y está operando en cuanto a las lecciones apprendidas puede hablar de ellas si la audiencia de tres de mí les puede dar ejemplos pero la lección que aprendimos desde la primera implementación fue que los beneficios van a llegar a poquito más tarde porque hay un paquete del paquete entonces aprendimos mejor inter integración hablamos de interfaces andas de interfaces entonces lo más que podemos hacer atrás con los procesos de diseño va a ser mejor para ver cómo funciona el proceso y como se integra esto va a ser mejor no fue que no lo hiciéramos al principio sino que esto fue la technología que usaba un paquete in differente pero yo creo que es algo grande yo creo que la gobernación de esto is algo bueno es una buena uhrendizage siempre vamos a tener difficultades no tenemos una capacidad in esta implementación de implementarlo in fases porque se cambió la tabla de cuentas una vez entonces el proveedor dice que si fuimos antes or the cosa is que no puedes hacerlo así ninguna de los dos tiene que ser todo junto entonces se trata de la gobernación y está manejada por tiempo no necessariamente por el rango por una caja de tiempo si lo entiendo gracias alcalde concejal castillo muchas gracias gracias a ambos for the presentation mis compañeros han planteado muchas buenas preguntas también me quiero referir a las ventas también para nuestros contribuyentes va a ser de mucha ayuda tener una plataforma de utilidad muy a menudo los servicios están nosotros nuestra los uh contribuyentes están tratando de contactar a las uh servicio animal etc eso también nos va a ayudar a hacer una manera más efficiente me como se ha presentado me pueden ayudar a comprender por ejemplo la secretaria de la ciudad cuanto alguna característica los links no están funcionando los servicios financieros como van a como va a ayudar esto en la página web y también en la plataforma entrada los componentes como es está fuera de alcance tengo que regresar no está directamente relacionado no está un link un fallo de un link tiene que ver con muchas cosas no necessariamente estoy subrayando por ejemplo el link sino que subir informar information or los reportes también lo que escuchamos también de los usuarios del public is que por ejemplo no puede retirar informes si podemos tener esta conversation al respecto bueno parte del proceso de contratación va a haber un diseño que se puede ver todas esas elementos reportar

1:00:00

No necesariamente estoy subrayando, por ejemplo, el link, sino que subir o bajar información o los reportes.

1:00:07

También lo que escuchamos también de los usuarios del público.

1:00:12

Es que, por ejemplo, no puede retirar informes.

1:00:16

Si pudieron tener esta conversación al respecto.

1:00:20

Bueno, parte del proceso de contratación.

1:00:23

El va a haber un diseño que se pueden ver todos esos elementos.

1:00:28

Podemos reportar esa información y cómo se puede importar los datos.

1:00:37

La diapositiva cuatro con términos simples me puede decir que es lo que presentaron ahí, por favor.

1:00:45

Bueno, los factores de éxito, los uh lo que nos vamos a enfocar, en los beneficios y share.

1:01:05

Es lo que está implementado en la primera fase que hemos hablado acerca ya de ello.

1:01:14

Y también tenemos un sistema integrado que nos ayuda para lograrlo.

1:01:19

También en la primera fila, también el ABM, el integrador.

1:01:24

Es para HANA y SIP, los paquetes.

1:01:28

Ahorita no ha empezado.

1:01:30

Va a empezar después del día de ahora.

1:01:34

Y luego la vista general y la aseguración de la calidad.

1:01:40

Esto nos ayuda con los contratistas.

1:01:44

Una visa general de todo el programa.

1:01:46

Son varias derivaciones que van a ayudar.

1:01:53

Ya cuando llegamos al año 2027.

1:01:56

Y esto es de mucha ayuda.

1:01:59

Lo que podemos evaluar en UDC y que se aplica para RFP.

1:02:09

Todo esto va complementado con las mejores prácticas.

1:02:15

Y también hay un porcentaje de la fuerza laboral que está bajo contrato también, independiente.

1:02:27

Los hemos tenido, por ejemplo, en el año fiscal, y luego se ya se prescindan de sus servicios.

1:02:35

Mientras evaluamos esos porcentajes, pero que mis compañeros pudieron tener en consideración cuánto de este porcentaje va a existir para estos sistemas.

1:02:51

Gracias, Roy.

1:02:52

Gracias a ambos por la presentación.

1:02:55

Estoy muy emocionada de ver estas actualizaciones.

1:03:01

Estoy muy emocionada.

1:03:04

Que podemos implementar los sistemas internos.

1:03:08

Y bueno, todos mencionaron una de las cosas que era la diapositiva 5, creo que me quería referir.

1:03:19

No, era si era la cinco.

1:03:21

Estamos hablando un poquito de que no pusieramos atención.

1:03:26

Quisiera yo saber que creo que la alcaldesa quisiera ponerlo.

1:03:36

Ponerlo en papel.

1:03:38

Los diseños de calles.

1:03:41

Proyectos como todo.

1:03:44

Esto ya está implementado o va a estar en la fase de diseño y descubrimiento.

1:03:49

Si va a estar en esa fase, pero creo que va a ser de mucha ayuda.

1:03:54

Es quería entender cómo iba a impactar los servicios directos que nosotros estamos proveyendo.

1:04:01

Y también los exuarios experimentan algo una facilidad más accesible en cuanto a donde estacionarse, etcétera.

1:04:21

Y también las uh los uh partes involucradas interesadas.

1:04:26

Tienen una lista completa.

1:04:28

No tenemos todavía una lista completa.

1:04:30

Estamos hablando con las cámaras, los proveedores.

1:04:34

Estamos hablando con también el múltiples canales, encuestas, web ex teams.

1:04:44

Estamos tratando de estamos utilizando varias herramientas para contactar.

1:04:50

Y escuchado que las aportaciones de los empleados, las aplicaciones que se hacen a través de los sistemas existentes, van a ser impactados también.

1:05:00

estamos hablando con las cámaras los proveedores estamos hablando con también el múltiples canales encuestas web estamos tratando de estamos utilizando varias herramientas para contactar y he escuchado que las aportaciones de los empleados las aplicaciones que se hacen a través de los sistemas existentes van a ser impactados también espero que sí de una manera que mejoren y también los sistemas de los sistemas para de adquisición otra cosa que iba a preguntar el costo como total es a través es un programa capital es parte estamos permitidos de capitalizar a través de c IP el software esas eran todas mis preguntas gracias alcaldesa concejal mesa gonzález gracias alcalde gracias por la presentación creo que todo lo que estamos haciendo fortalece nuestros sistemas internos que fortalezca nuestros sistemas internos que hagamos para mejorar los servicios a empleados a nuestros constituyentes y a los usuarios es clave y bueno el en cuanto a las experiencias de los usuarios los pagos que ellos hacen como van a ser impactados los eso es para los residentes o esto es las ganancias puede ser para los residentes y para los negocios los servicios que se proveen es gente a la que nosotros le cobramos o le damos facturación y luego en la diapositiva 12 los costos que es opcional porque todavía no sabemos qué opciones hay en el contrato estamos en conversaciones alrededor de esto en cuanto a la continuidad del contrato en el evento que nosotros podamos tener necesitar desarrollo de aplicaciones al futuro podemos contar con eso y también el desarrollo de las interfaces no sabemos qué organización como pudiera que cuáles pudiera ser al final mientras avanzamos estamos avanzando o diseñando el sistema vamos a tener una mejor idea de trabajar con Garner o quién vamos a utilizar para cada cosa así vamos a aprovechar se apoya la método la metodología y la parte explorativa vamos a tener un contrato arreglado o prorrogable va a haber flexibilidad en la etapa de diseño también si no los necesitamos entonces ya se va c IP esas eran mis preguntas concejal mungía gracias alcalde misión cumplida lo quiero tener todo esto hasta octubre del año 2027 que tengan en consideración y ver pues los correos electrónicos es hay una gran rotación la gente que se va y la que viene bueno quiero tomar la oportunidad para preguntar se ha hablado con la compañía T O M L y no no estoy familiarizado con eso ellos tienen una compañía de datos que contribuyen con otras ciudades y la demostración que pues es una plataforma que tiene toda esta información que puedes poner ahí servicios básicos todas las interfaces diferentes que tenemos como ciudad es una plataforma que da pues la cara a la gente perfectamente organizada incluyen informaciones y había cosas que no sé que nos interesaban como un plan estratégico y como diferentes comités se maneja diferente información y ellos pudieran ser de muchísima ayuda para nosotros creo que esta era una oportunidad para ponerla en perspectiva vamos a contactarnos con ellos y hay cientos de compañías ahorita que están haciendo diferentes cosas que dicen que pueden hacer ese tipo este tipo de trabajo y diferentes tienen algunas metas que nos pudieran interesar que pueden cumplir ellos están en New York City y va a ser interesante que ellos pudieran venir a hablar con nosotros tienen una plataforma muy grande especialmente para la hora de operar los servicios

1:10:00

interesaban como un plan estratégico y como diferentes comités se maneja diferente información y ellos pudieran ser de muchísima ayuda para nosotros creo que esa era una oportunidad para ponerla en perspectiva vamos a contactarnos con ellos y hay cientos de compañías ahorita que están haciendo diferentes cosas que dicen que pueden hacer ese este tipo de trabajo y diferentes tienen algunas metas que nos pudieran interesar que pueden cumplir ellos están en New York City y va a ser interesante que ellos pudieran venir a hablar con nosotros eso tienen una plataforma muy grande especialmente para la hora de operar los servicios básicos y otros es tan bueno como poder ver nuestra información ellos están utilizando nuestra nuestras informaciones públicas en live hemos nosotros pasado muchísimo tiempo hablando de inteligencia artificial y de los datos para llegar algo como esto el caso es el número 31 que por ejemplo cuando no funciona es cosa de tiempo que hay ahí una información que no está haciendo adecuada pero gracias por mencionarlo vamos a tratar de para corregir ese punto ha sido de mucha utilidad la página que ustedes me dieron cómo se un para unificar la experiencia digital creo que es de eso habla el concejal mon guía si es diferente puede ser explicar pero si es algo que creo que ustedes ya están trabajando entonces en eso son dos cosas diferentes para aclarar unas plataformas de plataformas se han colectado se han visualizado no hemos hecho eso como ciudad hemos tenido aportaciones de c pie es lo que estaba ustedes están hablando es unificarle la los ambientes en donde pudiéramos utilizar los agentes de inteligencia artificial así los usuarios pueden interactuar con un agente donde ellos puedan hacer los procesos por ellos mismos y cuando eso no está abierta la o disponible la información se van hacia otros canales pero los residentes en un tornide deberían de tener bien especificado quien contactar para ir a diferentes departamentos deberían de tener la respuesta correcta tal vez tiene que ser ver con la información y la plataforma también la eficiencia de ambos es lo que estamos buscando que era alguien más firmado o se ha apuntado para hablar una pregunta final en la pieza de inteligencia artificial que habla de la plataforma innovativa para hablar como esto es una herramienta para evaluar tienen ustedes los términos económicos de que uno nos arrollamos para al utilizar esto la respuesta es sí yo tengo yo tengo la uso 10 veces al día cuánto es que la ciudad tendría que pagar por esto tenemos que queremos a los 14 mil empleados tener acceso a eso cuánto costaría para la ciudad yo lo que quería entender era cómo creo que es de ayuda entender cómo otras ciudades están utilizando este tipo de herramientas y que los empleados los empleados de la ciudad repetidamente no estén tomando ventaja de esto y que entiendan bien para qué es esto si es un asunto de conocimiento tecnológico o de hallazgos idealmente de cien puntos porque estamos teniendo 70 por ejemplo para tener el la mayor ventaja o el mejor la mejor utilización de esto un buen ejemplo de esto es podemos usar 300 dólares anualmente para usar los programas por ejemplo anualmente para cada empleado es una manera de cómo vamos a poder evaluar en los costos de esto gracias de nuevo las dos cosas que están relacionadas con esto si Eric el lo el componente digital es como algo que tenga que ver como una ciudad inteligente no sé que es no ese no es una inversión que no es significativa que pudieramos la que pudiéramos ahorrar tenemos que hacer decisiones inteligentes si esto es un

1:15:00

la mejor utilización de esto un buen ejemplo de esto es podemos usar 300 dólares anualmente para usar los programas por ejemplo anualmente para cada empleado es una manera de cómo vamos a poder evaluar en los costos de esto gracias de nuevo las dos cosas que están relacionadas con esto si Eric el lo el componente digital es como algo que tenga que ver como una ciudad inteligente no sé que es no ese no es una inversión que no es significativa que pudiéramos la que pudiéramos ahorrar tenemos que hacer decisiones inteligentes si esto es una lo llamado digital twin y también la experiencia digitales no sé si tiene que tener discusiones individuales al respecto tenemos a personas que se han apuntado para hablar tenemos a tres personas hay un par de puntos en para la sesión ejecutiva son las 3 diecisiete pm el miércoles ocho de abril ahora entraría la el consejo de la ciudad va a entrar a sesión ejecutiva para tratar situaciones legales y negociaciones de negociación colectiva y conformidad a código del gobierno de la ciudad de texto del del código de gobierno de la ciudad de Texas la hora son cuatro diecinueve de la tarde miércoles abril ocho del dos mil veintiséis y la la sesión B del Consejo San Antonio se vuelve a juntar no se tomó ninguna acción y esta junta se termina a esta hora muchas gracias

Discussion Breakdown — Share of Meeting
Technology and Innovation█████████████████████████████████████████████74%
Procurement and Contracting███████11%
Personnel Matters████7%
Procedural██3%
Economic Development2%
Public Engagement2%
Artificial Intelligence1%
Summary of Proceedings

San Antonio City Council Session B – SAP Financial System Phase 3 Update (April 8, 2026)

On April 8, 2026, at 2:00 PM, the San Antonio City Council held Session B, receiving an update on Phase 3 of the Connect program to modernize the city’s financial systems. The presentation was led by Chief Financial Officer Troy Kirgan and IT Director Eric, with contributions from council members. The meeting included a transition into executive session at 3:17 PM for legal and collective bargaining matters, reconvening at 4:19 PM with no action taken, and adjourning shortly after.

Consent Calendar

  • There was no consent calendar on this agenda.

Public Comments & Testimony

  • Three members of the public signed up to speak, but their names were not stated in the transcript, and their comments were not included in the recording.

Discussion Items

  • Phase 3 SAP System Upgrade Proposal – City staff presented plans for the final phase of the SAP system modernization, with a target to go live by October 2027. The upgrade aims to improve financial operations, enable better integration with other city systems, reduce reliance on spreadsheets, and include new tools like a co-pilot AI assistant. The contract value is approximately $47.1 million, with about $1.7 million allocated for design and exploration. The selected integrator is IBM, with subcontractors including Ernst & Young (20% local staffing) and FireCat Studio. The project will involve significant organizational change, including changes to workflows and user training.
  • Employee Impact and Transition – Council members raised concerns about potential job displacement for city staff, the need for robust training programs during the transition, and the importance of recognizing employees who help implement the new system. The presenters acknowledged that some roles may change and that training is critical, adding that the project includes a change management and training budget.
  • Cybersecurity and Data Governance – Discussion highlighted that moving to cloud-based systems reduces the city’s internal cybersecurity exposure and that SAP’s built-in security tools will help manage user access and prevent issues of former employees retaining system access.
  • Local and Small Business Participation – Council members emphasized the need to include local, small, and minority-owned businesses in the project, asking for written commitments and reporting on how these firms can be involved. The presenters noted that three local firms have been contracted so far and that they are committed to expanding local participation.
  • AI Strategy and Costs – The council discussed the city’s policy on artificial intelligence and how the new system’s AI capabilities would be deployed. The cost for citywide access to AI tools was estimated at approximately $300 per employee per year, but council emphasized the need for a clear strategy and training to ensure effective use.
  • Digital Twin and Resident Services – Council members inquired about digital twin technology and how the new system would improve resident-facing interfaces, such as reporting outages or accessing permits. Staff explained that the project focuses on back-end modernization but will ultimately enable better online services for residents.

Key Outcomes

  • The council received the Phase 3 SAP upgrade update and will consider formal approval of the contract on April 30, 2026.
  • The council will request a written plan for increasing local and small business participation in the project.
  • The council will have a future discussion on the city’s AI policy and associated costs.
  • The meeting moved into executive session at 3:17 PM for legal and collective bargaining discussions, reconvened at 4:19 PM, and adjourned with no action taken.

Meeting Transcript

Buenas tardes. La hora es dos, dos de la tarde, miércoles, abril ocho del 2026, la sesión B del Consejo Municipal. Llama a orden, por favor, señora Secretaria Paselista. Concejal Core. Concejal Maqui Rodríguez, presente. Concejal Villagran, concejal Mungía. Concejal Castillo. Concejal Galván aquí. Concejal Alderete Gavito aquí. Concejal Mesa González. Concejal Spears. Concejal White. Alcalde Jones. Tenemos quórum, señora. Esta juez junta va a ser una actualización de la elicitación de la fase 3 del proyecto. Muchas gracias, Eric. Muchas gracias. Gracias, alcaldesa. Buenas tardes, consejo, alcaldesa. Es emocionante esta tarde, pero muy importante un punto muy importante. Queremos darle a ustedes una actualización de la siguiente fase de nuestro programa Connect, que es un esfuerzo a largo plazo de modernizar nuestros sistemas financieros. Hemos sido pasado dos fases y sabemos que CPS estaba hablando acerca de un proyecto similar. Hemos confiado en SAP como organización desde el 2004. Y eso apoyo desde el 2000 hasta el 2027. Los últimos años hemos implementado ajustes. Los dos primeras fases ya pasaron bastante bien. La fase final de SAP va a implementar, va a mejorar las operations financieras. Para incluir las cosas que usted tocan como concejales. Este es una informe posterior a la solicitud a la licitación. Y se ve la duplicidad de los servicios financieros. Queremos alinearnos con las mejores prácticas y aprovechar algunos de las herramientas que no hemos podido utilizar en la fase pasada de la implementación del fase anterior. El sistema va a actualizar ahora y va a ser utilizado por primera vez en este año, no este año, sino el año próximo para estar en línea para el presupuesto del 2027. Y ya hemos implementado con éxito los aspectos del sistema, que no es muy robusto bajo los otros sistemas del 2024. Podemos comunicar a través de todos los departamentos con nuestros empleados. Troy Troy nos va a presentar. Muy bien, buenas tardes, alcaldesa, concejales. Soy Troy, él es director financiero y tengo la presentación. Yo tengo, voy a tomar unos momentos para nivelarnos en el programa. Eric ya dijo algunas cosas para ustedes. Algunos de ustedes a lo mejor no estaban aquí cuando empezamos porque esto empezó hace mucho mucho tiempo, de hecho. Pero primero, Eric dijo, hemos usado el sistema SAP desde el 2004. Es un proceso constante por casi dos décadas. Básicamente estamos en el final de la vida del sistema. Entonces, nuestro equipo ha estado trabajando en los últimos casi dos años. Les voy a mostrar tres años. Les voy a mostrar la diapositiva del cronograma de este programa. La intención completa es modernizar nuestras piezas nuevas para seguir adelante. Este no es solamente una actualización del tecnología. Esto es cambiarlo una y otra y otra vez. Es una tecnología muy importante y es verdaderamente una importante para que nosotros hagamos una transformación de negocios.

SUMMARIZED BY OPENPUBLICA AI
TRANSCRIPT VIA PUBLIC VIDEO
openpublica.com