San Antonio Audit Committee Meeting: June 3, 2026 – Fire Station, Contracts, and Audit Reports
San Antonio Audit Committee Meeting: June 3, 2026
The Audit Committee met on June 3, 2026, at 10:00 AM to discuss several agenda items including an RFP for Fire Station 33 (bond-funded), contract awards for community center and fire station, a toxicology lab contract for police, a citywide marketing services contract, and audit reports on convention center/Alamodome operations and short-term rental compliance. The meeting was conducted in Spanish and English.
Consent Calendar
- The committee approved the consent calendar agenda (motion passed unanimously), which included routine approvals and items not pulled for discussion.
Discussion Items
- Fire Station 33 RFP (Informational): Mike Shannon (Capital Projects) presented an RFP for a construction contract for new Fire Station 33 (budget $12M, 2022 bond). Evaluation criteria: qualifications (35 pts), proposed plan (30 pts), past performance (10 pts), plus local/inclusion requirements (8% SBE subcontracting). Timeline: evaluation in September, council consideration in October, contract award by year-end. Councilwoman Castillo requested community engagement; Shannon committed to three construction meetings and regular updates.
- Contracts for Padre Roman Community Center, Fire Station 21, and Another Project (Items 4-6): Staff recommended contractors based on qualifications and price. Councilwoman González raised concerns about score disparities (e.g., Company A and B not achieving full points in price category) and asked for detailed explanations before full council consideration on June 18. Mark (procurement) explained the process: technical scores evaluated separately from price. The committee approved a motion to advance all three contracts to council consideration (motion passed).
- Toxicology Lab Services Contract (Item 7): Rick Riley (Police Assistant Director) presented a contract for toxicology services ($5.6M over 3 years with two one-year renewals). Two bids; Company A scored higher (66 pts) than Company B (46 pts) and received local preference points. Motion to approve passed.
- Marketing and Communications Services Contract (Items related to multiple categories): Staff proposed a $23M ceiling contract (capacity-based) covering advertising, graphic design, public relations, community outreach, and video production. 19 firms recommended across categories. Councilwoman White questioned the necessity of external contracting vs. using city staff, and raised concerns about AI use (no city AI policy exists). Councilwoman Mesa González asked about differences in number of firms per category. The committee approved the contract (motion passed).
- Audit Report: Convention Center and Alamodome Contract Management (Item 9): Michael Gutiérrez (Auditor) presented findings: inadequate monitoring of cleaning contracts, missing employee documentation, and potential overpayments ($553,000 for undocumented hours). Alamodome had better tracking than convention center. Recommendations: implement standardized procedures, require sign-in systems. Patricia (Contracts) reported corrective actions underway (implemented by June 2026). Council members expressed concern about overbilling. The committee accepted the audit report (motion passed).
- Audit Report: Short-Term Rental Compliance: Abigail Esteves (Auditor) presented findings: inadequate monitoring of hotel occupancy tax compliance; 21% of short-term rentals operating without permits (estimated 990 of 4,770 units). Recommendations: improve monitoring procedures and data reconciliation. Troy (Finance) noted ordinance changes in 2025 increased compliance and revenue (72.1% increase to $9.6M in FY2025). Councilman White emphasized recovering back taxes. The committee accepted the audit report (motion passed).
Key Outcomes
- Approval to proceed with Fire Station 33 RFP (informational, no vote required).
- Motion passed (unanimous) to advance contracts for Padre Roman Community Center, Fire Station 21, and the third project to full council consideration.
- Motion passed (unanimous) to approve the toxicology lab contract (Police Department) for $5.6M.
- Motion passed (unanimous) to approve the citywide marketing and communications services contract (up to $23M capacity).
- Motion passed (unanimous) to accept the audit report on convention center/Alamodome contract management, with noted corrective actions.
- Motion passed (unanimous) to accept the audit report on short-term rental tax compliance, with noted corrective actions.
- A subcommittee on audit procedures will be formed to further discuss monitoring and prioritization.
Meeting Transcript
Muy bien, ya son las 10 of the mañana y vamos a iniciar con el 3 de junio of 2026. El comité de auditoría inicia, por favor, iniciemos. Consejo. Concejal Mesa González. Concejal White. Ciudadano Tainot. Ciudadano Pacheco. Presidente Viagra. Tenemos coron presidente. Cinco minutos la primera ronda, three minutes la seconda roma. We probably are cambiar el order because I'm esperando that one of the person who will have. The motion pasa. Secretary, alguien del public that will have a registrar. And then we've got the punto de la agenda of consentimiento. Si nadie quiere sacarlo, entonces quisiera yo solicitar que se accepte la motion of the auditory del punto de la agenda de consentimiento. Tengo la motion and secunde, those a favor digan sí. El que esté opuesto diga no. La motion pasa. Ya no hay más diálogo. Sí, ahora sí. Entonces, vamos a iniciar. Entonces, vamos a iniciar con la sesión informativa. So, la publicación de la solicitud de propuesta para un contrato. Por favor, lea. El punto de la agenda 3 es la sesión informativa sobre la publicación de una solicitud de propuesta para un contrato que proporciona al departamento de ejecución de proyectos de capital o servicios de construcción para la nueva estación de bomberos número 33, un proyecto financiado con bonos de 2022, ubicado 2335 Castroville Road en el distrito 5 del Consejo por un valor total estimado de 12 millones 60.37. Buenos días, presidente, miembro de la soy Mike Shannon y voy a hablar sobre la publicación de la solicitud de propuesta. Y esta es una propuesta para un proyecto de bono para la estación de bomberos número 33. Y este es una propuesta SPC. Y van a ser 12 millones de dólares. Y este es por el bono del año 2022. Y nosotros hicimos lo que realmente regularmente hacemos al ir a la comunidad y hablar con María Villagóz, la subgerente de la ciudad. Y Mike Shannon soy el director de departamento de capital. La evaluación y los criterios que se tienen para esta evaluación es para que tenga 35 puntos por las calificaciones y también el plan propuesto y que se con el conocimiento son 30 puntos y el que tengan lo que han desempeñado en el pasado y en la región son 10 puntos, más los otros dos puntos. Aparte se tienen requeridos, requisitos adicionales que tenga el CVEDA, un requisito de subcontratistas de 8% de SBI, y también es lo que se ve en esta diapositiva. Y en cuanto a la cronología, para este mes, tenemos esta, vamos a regresar en la post requisition una vez que se hayan evaluado in Septiembre para que se tenga la consideración del ayuntamiento inoctubre y para que al final the año ya se pueda tener. Esto es algo corto que comentamos alguna pregunta. Gracias, Mike. Y gracias por la presentación porque esto solamente es una sesión informativa y dado que vamos a estar transicionando a este nuevo departamento y queríamos abrir este tipo de sesión por favor si puede estar en contacto con el concejal del distrito porque conozco su community que es algo que desean y lo han solicitado anden muchos si es por favor se comunica con la oficina de la concejal dada la comunidad que tiene muchas uh preguntas y muchas veces se han quedado muchas veces se han quedado uh es importante que se le pueda communicar a los concejales porque puede llegar in un momento dado a ser problemático sobre todo la persona locales que están solicitando por favor si puede estar en contado con la oficina de la concejal castillo para que la mantenga informada alguien más tiene alguna pregunta si concejal gonzález tengo una pregunta hay alguna manera de que las que nos puedan dar información de mientras conforme se van construyendo el que tengamos más reportes si una vez que seleccionamos el contrato esperemos en octubre si no antes una vez que se selecciona el contratista y la decisión empieza al final de año y la construcción igual de la donde se tiene las construcciones de las estaciones de bomberos de policía les vamos a dar reporte no probablemente individualmente pero sí como grupo para que cuando se tenga la sesión b or in un comité pero quiero asegurarme de que la comunidad esté involucrada para esta ronda si nosotros hacemos tres juntas de construcción y les decimos como cuando pensamos que se va a terminar el proyecto gracias. Porque este fue solamente para sesión informativo. Ahora pasamos al punto de 4, 5 y 6, y son las aprobación para poder programar el contrato para su consideración. Entonces, son los tres muy buenas porque vamos a seleccionar el contratista y van a hacer tres proyectos muy importantes. El primero es para el centro comunitario, padre román, y en este RFCP, donde se tiene el centro comunitario, está reemplazando en la misma area y vamos a traer este de nuevo y este propuesto son como un término de 425 días anda certificado de obligación, esto va a ser un nuevo contrato se tienen varios compañías que se tienen. Tenemos 13, 11 no respondieron, tenemos bastante calificaciones para estos y los miembros de mi equipo y de los processos calificar dada la experiencia, los antecedentes, ahí tiene una compañía, la compañía A, es la que vamos a seleccionar. Sus calificaciones fueron muy altas comparados con el resto y con ese contratista is que vamos a hacer. Este es el trabajo que se hizo in las diligencias, la mayoría de los contratistas se notificaron, 13 que no respondieron para poder llenar y no hay ningún material that focus rock, the part of financial and the requisite for the proposal, the session A. It's the process similar for the other point. And then we will recommend dental, the company. Y esto queremos proyectos de calidad con altas calificaciones. Sin embargo, cuando veo el punto D, la selección D, para el punto de la agenda 4 y 5, la diferencia de lo que tenemos. Voy a necesitar una explicación.
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