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Record of Proceedings

San Antonio Audit Committee Meeting - November 4, 2026

Council Committees — Wednesday, November 4, 2026

BodySan Antonio, Texas

SessionCouncil Committees

DateWednesday, November 4, 2026

StatusNEW · FILED

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Transcript — Verbatim

Speaker numbers apply only to this recording.

Speaker 1

0:00

0:24

Tenemos quórum, señor presidenta.

0:26

Gracias.

0:27

Voy a estar en línea.

0:29

Les voy a dar dos rondas de comentarios por persona y tres minutos.

0:36

La primera, el primer punto es la aprobación de los minutos. ¿Hay alguna corrección de la minuta de la Junta?

0:43

Me dan una moción y me la secunda para aprobar la minuta.

0:48

Tengo una minuta y esta secundada.

0:50

Todos los que están a favor digan sí.

0:53

Los que se oponen digan no.

0:55

La moción pasa.

0:57

Señora secretaria, ¿y algún miembro del público apuntado para hablar?

1:01

No tenemos ningún miembro del público apuntado para hablar.

1:04

Entonces, vamos a seguir a la agenda consensual.

1:07

Hay un auditoría interna final en la agenda de consentimiento.

1:14

Si alguien quiere sacar esto, si sí, si es así, entonces lo vamos a llevar a sesión ejecutiva después de todos los puntos.

1:22

Nadie, ok.

1:24

Me dan una moción y secundan para aprobar la agenda de consenso.

1:29

Tengo la moción y está ejecutada.

1:31

Todos los que están a favor digan sí.

1:33

Los que se oponen digan no.

1:35

La moción pasa.

1:37

Seguimos a los puntos individuales.

1:38

Señor secretario, por favor, lea la introducción del punto tres.

Unassigned speaker

1:45

Punto

Speaker 1

1:45

número tres, un informe de la liberación de la solicitud para expandir la lista de contratistas de cortesía para los programas del departamento de reparación de casas por una total valor total de ochenta y cinco millones con un valor, un término de tres meses de tres opciones de renovación.

2:13

Ahora estamos presentando una solicitud para expandir la lista de contratistas para los programas de reparación de casas.

2:21

Estos contratistas independientes son esenciales para ayudar con las reparaciones en San Antonio.

2:27

Los programas tienen que servir a las familias que hay más necesidad, especialmente los que están que tienen menos del 30% del valor del ingreso anual.

2:44

Se extiende el grupo de contratistas para ayudar a los dueños de casas.

2:53

Para ayudar a preservarlos, la ciudad ofrece tres programas en lo que incluyen reparación menor y reparación mayor.

3:04

Estos ayuden con la salud, seguridad, accesibilidad y necesidades de sustentabilidad también.

3:10

Pueden contratar contratistas calificados o escoger los propios para obteniendo información de ellos.

3:20

Ellos pueden permanecer en la lista por los tres años con cuatro opciones de renovación anuales.

3:28

Esto expira el junio del 2031.

3:34

Se apoyan 21 mil al año.

3:41

No es una garantía de trabajo o compensación a ningún contratista elegido.

3:48

Del bono de vivienda o del fondo general, junto a estos recursos ayudan a completar reparaciones críticas de viviendas.

3:59

El procuración tenemos más de mil proveedores y tenemos redes de trabajo con personas que responden a más de mil de ellos.

4:16

Incluyen esto, la oficina de la administración, servicios de desarrollo, entrega capital y las oficinas de fuerza de trabajo.

4:28

El proceso sigue con la oficina

Unassigned speaker

4:35

Speaker 1

4:35

el personal.

4:37

Hay tres categorías de evaluación.

4:39

Como pueden ver aquí, la primera categoría es experiencia, antecedentes y calificaciones por 60 puntos.

4:46

Estamos buscando un récord de funcionamiento fuerte, licencias y certificaciones profesionales.

4:54

La segunda categoría es el plan propuesto, que vale 35 puntos.

5:00

Esto evalúa cómo los contratistas planean dar sus servicios a los dueños de casas.

5:07

Planeamos, vemos cómo tienen la planeación, seguridad, garantías, capacidad de administración y la ejecución del proyecto en general.

5:18

Este programa de preferencia de negocios pequeños y dueños de veteranos son cinco puntos.

5:28

El programa de Subseveida no aplica en esto.

5:33

La solicitud se espera ser liberada el 6 de noviembre.

5:37

La respuesta será en enero 5 de 2027.

5:41

Planeemos traer esto de regreso a este comité en febrero.

5:45

La recomendación y seguirá con la consideración del Consejo de la Ciudad de Marzo.

5:50

Los contratistas se agregarán a la lista de contratistas para que ayudarán a los dueños de casas en abril primero.

5:59

Serán reembolsados y les pagamos a los contratistas por los dueños de casas.

6:10

Esto termina mi presentación.

6:11

Gracias, Verónica.

6:12

Ya hablamos de esto antes y al ver los diferentes papeles del comité.

Discussion Breakdown — Share of Meeting

Audit██████████████████████████████████████38%

Procurement and Contracting█████████████████████21%

Public Finance███████████11%

Procedural██████████10%

Public Engagement████████8%

Workforce Development██████6%

Budget████4%

Technology and Innovation██2%

Summary of Proceedings

San Antonio Audit Committee Meeting - November 4, 2026

The Audit Committee of San Antonio met on November 4, 2026, at 10:01 AM. The meeting was called to order by Chair Villagran, with a quorum present (members Mesa González, White, Tinel, Pacheco, and Villagran). The committee reviewed and approved minutes, handled a consent agenda, and discussed three main agenda items: a contractor list expansion for home repair programs, an audit of unapplied deposit accounts, and an audit of workers' compensation risk management. Votes were taken on acceptance of the two audit reports.

Consent Calendar

Approval of Minutes: The minutes from the previous meeting were approved unanimously.
Consent Agenda: A final internal audit report was included in the consent agenda. No items were pulled; the agenda was approved unanimously.

Public Comments & Testimony

No members of the public were signed up to speak.

Discussion Items

Item 3 – Contractor List Expansion for Home Repair Programs: Staff presented a request to expand the list of courtesy contractors for the city's home repair programs, valued at $85 million over a three-year term with three annual renewal options. The program serves families at or below 30% of area median income. Currently, 15 contractors are on the list; the city aims to double that count. The solicitation is expected to be released on November 6, 2026, with responses due January 5, 2027, and a recommendation to the council in March 2027. Committee members raised questions about making the list public online (it is not currently public), implementing customer satisfaction scorecards (a rating card is being used), ensuring contractor performance, and monitoring corrective actions from prior audits. Chair Villagran noted the item was for informational purposes only; no vote was taken.
Item 4 – Audit of Unapplied Deposit Accounts (AU 25015): Presenter Abigail Esteves reported that the city’s unapplied deposit account (established in 2018) had balances ranging from $2.5 million to $4 million between January 2023 and June 2025. An audit found that some departments were not reviewing deposits in a timely manner, and controls were weak. A sample of 52 daily entries showed over half had identifiable information that could have been used to apply payments. The audit recommended developing written procedures for periodic reviews. Management agreed and implemented a plan, reducing the balance to approximately $730,000. Committee members discussed the need to track trends across 42 departments, ensure proper tagging of funds, and improve reconciliation processes. The audit report was accepted unanimously.
Item 5 – Audit of Workers’ Compensation Risk Management: Presenter Abigail Esteves described the audit of the workers’ compensation program, contracted with Sedgwick since October 2024. The city received about 1,400 claims; expenses and administrative fees were found appropriate. However, the audit identified three areas for improvement: contract monitoring (lack of a formal monitoring tool), timeliness of payment requests (contract required 24-hour processing, but some claims averaged 76 days), and accuracy of employee data in the master file. Management agreed to implement corrective actions, including a plan for contract monitoring and data verification. Committee members inquired about recovery of 32 claims potentially eligible for subrogation, remedies for contractor non-performance, and communication with affected employees. The audit report was accepted unanimously.

Key Outcomes

Item 4 – Acceptance of Audit Report AU 25015: Motion passed unanimously.
Item 5 – Acceptance of Workers’ Compensation Audit Report: Motion passed unanimously.
Item 3 – Informational Only: No vote; the committee noted the presentation and requested follow-up on prior audit corrective actions. Members Pacheco and Villagran will collaborate on tracking improvements.
Meeting adjourned at 10:51 AM.

Meeting Transcript

Estamos listos porque la hora es diez uno de la mañana, noviembre cuatro del 2026 y la Junta del Comité de Auditoría llama a orden, por favor, señora secretaria, pase lista, concejal Mesa González, concejal White Ciudadano Tinel, Ciudadano Pacheco, Presidente Villagran. Tenemos quórum, señor presidenta. Gracias. Voy a estar en línea. Les voy a dar dos rondas de comentarios por persona y tres minutos. La primera, el primer punto es la aprobación de los minutos. ¿Hay alguna corrección de la minuta de la Junta? Me dan una moción y me la secunda para aprobar la minuta. Tengo una minuta y esta secundada. Todos los que están a favor digan sí. Los que se oponen digan no. La moción pasa. Señora secretaria, ¿y algún miembro del público apuntado para hablar? No tenemos ningún miembro del público apuntado para hablar. Entonces, vamos a seguir a la agenda consensual. Hay un auditoría interna final en la agenda de consentimiento. Si alguien quiere sacar esto, si sí, si es así, entonces lo vamos a llevar a sesión ejecutiva después de todos los puntos. Nadie, ok. Me dan una moción y secundan para aprobar la agenda de consenso. Tengo la moción y está ejecutada. Todos los que están a favor digan sí. Los que se oponen digan no. La moción pasa. Seguimos a los puntos individuales. Señor secretario, por favor, lea la introducción del punto tres. Punto número tres, un informe de la liberación de la solicitud para expandir la lista de contratistas de cortesía para los programas del departamento de reparación de casas por una total valor total de ochenta y cinco millones con un valor, un término de tres meses de tres opciones de renovación. Ahora estamos presentando una solicitud para expandir la lista de contratistas para los programas de reparación de casas. Estos contratistas independientes son esenciales para ayudar con las reparaciones en San Antonio. Los programas tienen que servir a las familias que hay más necesidad, especialmente los que están que tienen menos del 30% del valor del ingreso anual. Se extiende el grupo de contratistas para ayudar a los dueños de casas. Para ayudar a preservarlos, la ciudad ofrece tres programas en lo que incluyen reparación menor y reparación mayor. Estos ayuden con la salud, seguridad, accesibilidad y necesidades de sustentabilidad también. Pueden contratar contratistas calificados o escoger los propios para obteniendo información de ellos. Ellos pueden permanecer en la lista por los tres años con cuatro opciones de renovación anuales. Esto expira el junio del 2031. Se apoyan 21 mil al año. No es una garantía de trabajo o compensación a ningún contratista elegido. Del bono de vivienda o del fondo general, junto a estos recursos ayudan a completar reparaciones críticas de viviendas. El procuración tenemos más de mil proveedores y tenemos redes de trabajo con personas que responden a más de mil de ellos. Incluyen esto, la oficina de la administración, servicios de desarrollo, entrega capital y las oficinas de fuerza de trabajo. El proceso sigue con la oficina y el personal. Hay tres categorías de evaluación. Como pueden ver aquí, la primera categoría es experiencia, antecedentes y calificaciones por 60 puntos. Estamos buscando un récord de funcionamiento fuerte, licencias y certificaciones profesionales. La segunda categoría es el plan propuesto, que vale 35 puntos. Esto evalúa cómo los contratistas planean dar sus servicios a los dueños de casas. Planeamos, vemos cómo tienen la planeación, seguridad, garantías, capacidad de administración y la ejecución del proyecto en general. Este programa de preferencia de negocios pequeños y dueños de veteranos son cinco puntos.

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San Antonio Audit Committee Meeting - November 4, 2026

Consent Calendar

Approval of Minutes: The minutes from the previous meeting were approved unanimously.

Consent Agenda: A final internal audit report was included in the consent agenda. No items were pulled; the agenda was approved unanimously.

Public Comments & Testimony

No members of the public were signed up to speak.

Discussion Items

Item 3 – Contractor List Expansion for Home Repair Programs: Staff presented a request to expand the list of courtesy contractors for the city's home repair programs, valued at $85 million over a three-year term with three annual renewal options. The program serves families at or below 30% of area median income. Currently, 15 contractors are on the list; the city aims to double that count. The solicitation is expected to be released on November 6, 2026, with responses due January 5, 2027, and a recommendation to the council in March 2027. Committee members raised questions about making the list public online (it is not currently public), implementing customer satisfaction scorecards (a rating card is being used), ensuring contractor performance, and monitoring corrective actions from prior audits. Chair Villagran noted the item was for informational purposes only; no vote was taken.

Item 4 – Audit of Unapplied Deposit Accounts (AU 25015): Presenter Abigail Esteves reported that the city’s unapplied deposit account (established in 2018) had balances ranging from $2.5 million to $4 million between January 2023 and June 2025. An audit found that some departments were not reviewing deposits in a timely manner, and controls were weak. A sample of 52 daily entries showed over half had identifiable information that could have been used to apply payments. The audit recommended developing written procedures for periodic reviews. Management agreed and implemented a plan, reducing the balance to approximately $730,000. Committee members discussed the need to track trends across 42 departments, ensure proper tagging of funds, and improve reconciliation processes. The audit report was accepted unanimously.

Item 5 – Audit of Workers’ Compensation Risk Management: Presenter Abigail Esteves described the audit of the workers’ compensation program, contracted with Sedgwick since October 2024. The city received about 1,400 claims; expenses and administrative fees were found appropriate. However, the audit identified three areas for improvement: contract monitoring (lack of a formal monitoring tool), timeliness of payment requests (contract required 24-hour processing, but some claims averaged 76 days), and accuracy of employee data in the master file. Management agreed to implement corrective actions, including a plan for contract monitoring and data verification. Committee members inquired about recovery of 32 claims potentially eligible for subrogation, remedies for contractor non-performance, and communication with affected employees. The audit report was accepted unanimously.

Key Outcomes

Item 4 – Acceptance of Audit Report AU 25015: Motion passed unanimously.

Item 5 – Acceptance of Workers’ Compensation Audit Report: Motion passed unanimously.

Item 3 – Informational Only: No vote; the committee noted the presentation and requested follow-up on prior audit corrective actions. Members Pacheco and Villagran will collaborate on tracking improvements.

Meeting adjourned at 10:51 AM.

Meeting Transcript